De nos jours, les ruches trouvent de plus en plus leur place dans l’entreprise comme outil écologique, de communication. Mais saviez-vous que la ruche peut aussi nous inspirer pour organiser la gestion des ressources humaines de l’entreprise ? En effet, dans une ruche, chaque abeille sait où est sa place, quelle est sa mission et comment la réaliser. Dans le monde des humains nous avons des outils pour mettre en place un système similaire : l’organigramme et la fiche de poste.
Contextualisons !
Le manque des résultats est souvent la conséquence d’un projet d’entreprise absent ou mal défini impliquant des objectifs confus. Dans ce cas, la direction n’est pas en capacité de faire des choix cohérents et pertinents. D’autre part, chaque employé constitue une des forces de l’entreprise et doit en tant que tel contribuer au résultat. Ainsi, si les fonctions et les objectifs personnels de ces acteurs majeurs ne sont définis et compris, ils ne pourront pas atteindre leurs pleins potentiels et cela imposera la même finalité à l’entreprise.
Aujourd’hui, dans un contexte de crise avec des conditions économiques, sociales et sanitaires complexes et changeantes, les entreprises peuvent de moins en moins se permettre un type de fonctionnement au jour le jour, selon les opportunités. Les menaces actuelles poussent les entreprises à changer leurs habitudes et retrouver leur SENS à travers un projet d’entreprise clair. C’est également l’occasion pour chaque entreprise d’évoluer afin de pouvoir se reposer sur une organisation adaptée, comprise et partagée : « l’entreprise par et pour l’humain »
Elaborons vos outils de gestion des ressources humaines !
Etape 1 : élaborer l’organigramme
Pour une petite comme une grande entreprise et dès lors qu’elle est constituée de plus d’une personne, il est possible d’élaborer son organigramme. Il permet une vision d’ensemble sur l’organisation de l’entreprise et la distribution hiérarchique, offrant ainsi une visibilité claire sur la place et la fonction de chaque employé.
Sous une forme graphique, plus ou moins artistique, l’organigramme représente l’organisation de l’entreprise par service et par équipe ainsi que sa hiérarchie. Il est destiné à ce que tous les membres d’une entreprise puissent comprendre leur environnement de travail, leur place au sein de l’entreprise et le rôle de chacun.
De nombreux modèles existent sur internet, personnalisables et adaptable selon l’organisation de chaque entreprise. C’est l’occasion de mettre en avant votre identité graphique et votre culture d’entreprise. Nous vous proposons ici un modèle simple et classique d’organigramme disponible en format Word ainsi qu’un exemple de contenus.
Nos conseils :
- Modèles gratuits sur Canva ou sur les logiciels de présentation type PowerPoint,
- Sur un logiciel de texte type Word, préférez un format portrait pour une organisation avec peu de services différents et beaucoup de salariés ou avec une hiérarchie forte,
- A l’inverse, préférez un format paysage si vous avez beaucoup de services différents ou une hiérarchie à tendance linéaire.
Etape 2 : rédiger les fiches de poste
Outre la place que le salarié occupe, il est nécessaire de lui faire savoir ce qu’il doit faire, comment le faire et avec qui. Pour cela les entreprises ont la possibilité de créer des fiches de poste.
La fiche de poste est un outil qui permet de formaliser les informations autour d’un poste pour assurer la bonne compréhension entre l’entreprise et salarié. Idéal pour le recrutement et l’intégration d’un nouveau salarié, ce document détaille les missions du poste, son niveau de responsabilité, les moyens dont dispose le salarié ainsi que les compétences nécessaires à l’exercice de ces fonctions.
La fiche de poste type expose donc le cadre de travail de l’employé au travers des points suivants :
- Son positionnement dans l’entreprise,
- Ses missions,
- Les moyens mis à sa disposition,
- Les compétences requises
Au-delà de sa fonction première, l’existence d’une fiche de poste complète et à jour démontre la maturité d’une entreprise, donne des indications sur son mode de fonctionnement et favorise son identité d’entreprise. Nous vous proposons un modèle classique de fiche de poste à télécharger au format Word à compléter vous-même ainsi qu’un exemple de rédaction.
Etape 3 : communiquer
Une entreprise qui réunit les outils de gestion des ressources humaines citées précédemment possède les cartes nécessaires pour impliquer et favoriser l’efficacité de ses employés. Cette efficience recherchée est dédiée à la réalisation des objectifs sur la lignée du projet d’entreprise, à travers l’organisation générale et les moyens permettant de les atteindre.
Néanmoins, dans la réalité, la seule existence de méthodes d’organisation ne suffit pas à établir un résultat optimal lorsqu’il s’agit d’une organisation avec des êtres humains. C’est pourquoi la gestion du changement et la communication, notamment orale, sont essentiels pour le bon déroulement des fonctions de chacun. Par exemple, réunir les salariés pour leur expliquer l’organigramme et le positionnement de chacun et, selon la culture d’entreprise souhaitée, créer une relation inter-hiérarchique est un bon point de départ. La communication et la gestion du changement doivent ensuite être menées dans la durée.
Pour aller plus loin
Nous avons vu qu’établir un organigramme clair et des fiches de poste est à la base de la gestion des ressources humaines, même pour une petite entreprise. De plus, cela peut être fait de manière très pragmatique et en très peu de temps
Dans le prolongement, nous vous préconisons de mettre en place :
- Une gestion des compétences qui permettra d’identifier les compétences présentes dans l’entreprise et de valider si elles le sont en nombre suffisant avec le programme de formation associé
- Des modalités pour rencontrer chaque salarié pour échanger sur ses objectifs et ses résultats
Voici les documents disponibles à utiliser et adapter à votre structure.
- Nous vous proposons ici un modèle simple et classique d’organigramme à télécharger disponible en format Word ainsi qu’un exemple de contenus
- Nous vous proposons ici un modèle simple et classique d’une fiche de poste à télécharger disponible en format Word ainsi qu’un exemple de rédaction
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